Tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation

La dématérialisation est l’un des mots les plus en vogue depuis quelques années, et cela, aussi bien dans le domaine public que dans le secteur privé. On attend à ce que la dématérialisation soit au cœur de la transition numérique compte tenu des enjeux qu’elle représente.  

Pour mieux comprendre ce concept, il convient certainement de s’interroger sur la forme qu’elle peut prendre en entreprise et/ou au sein d’un organisme. Vous êtes curieux d’en savoir sur les enjeux, les avantages, voire les inconvénients de la dématérialisation.

La définition simple de la dématérialisation 

La dématérialisation consiste à remplacer un document physique, le plus souvent du papier, par un format dématérialisé ou numérique.  Appliqué à un document, le processus comporte plusieurs étapes : allant de la numérisation à la certification en passant par l’indexation, l’archivage et la version.  La dématérialisation ne se limite toutefois pas au document. En entreprise, elle peut prendre des formes diverses. 

Pour aller encore plus loin, une définition claire de ce qu’est de la dématérialisation 

Quels sont les différents types de dématérialisation ? 

Outre ce processus consistant à se passer totalement des documents en papier, la dématérialisation peut toucher des champs beaucoup plus larges. En entreprise, les outils, les activités, les échanges, les procédures ainsi que les espaces de travail peuvent être dématérialisés. Si Meta nomme cet environnement de travail dématérialisé par Workplace, Google préfère le terme Workspace. 

Pour revenir aux types de dématérialisation, le zéro papier s’applique également à la comptabilité, à la gestion des ressources humaines ainsi qu’à des échanges avec les clients et les institutions étatiques. 

  • La dématérialisation comptable renvoie à dématérialiser les factures, les bons de commande, la fiscalité. Les factures ou notes des frais reçus des fournisseurs ou émis à destination des clients peuvent s’échanger entre les différentes personnes concernées de façon instantanée à l’aide d’un logiciel adéquat. 
  • La dématérialisation RH consiste pour sa part à dématérialiser les bulletins de paie, les certificats, les attestations, les lettres d’avertissement ainsi que la gestion des congés. Tout comme dans le système classique de gestion, le monde digital permet de mettre en place un coffre-fort numérique par salarié. 
  • La dématérialisation des échanges est quant à elle le fait d’échanger des données et documents avec ses fournisseurs ou autorités à l’aide d’un outil dédié. C’est un procédé particulièrement préconisé dans le domaine de la logistique, de l’industrie et du commerce où la fiabilité, la traçabilité et la sécurisation des données sont au cœur de la préoccupation. À cela bien sûr s’ajoute l’avantage lié à la réduction des coûts de ces échanges. 

Quel est l’inconvénient de la dématérialisation ?

La dématérialisation ne présente pas que des avantages, elle renferme également quelques inconvénients. 

Quand bien même que nous sommes à l’ère de la technologie, les supports physiques ont su prouver leur longévité à condition de respecter certaines techniques et modes de conservation.  Qu’en est-il des supports numériques ? Les documents numérisés restent difficiles à conserver longtemps. S’il existe des moyens permettant de les conserver dans la durée, cela représente un coût surtout pour les documents qui devraient être conservés plusieurs dizaines d’années. Il faut entretenir les infrastructures de stockage, lesquelles sont particulièrement voraces en énergie. 

À une époque où la réduction d’empreinte carbone est au cœur des préoccupations, la dématérialisation contribue rarement aux efforts liés à la réduction d’émission des gaz à effet de serre. Toujours est-il que des organismes commencent à réfléchir activement à des solutions permettant la transition numérique tout en tenant compte de l’écologie ou de l’humain. 

Si la conservation au format papier présente un risque de perte, le risque est d’autant plus élevé pour le stockage virtuel étant donné qu’un hacker peut dérober ou détruire à distance les données.  

Même le public et le privé s’y mettent à la dématérialisation

Les entreprises ne sont pas les seules à avoir compris les enjeux de la dématérialisation. L’État veut également en tirer profit pour optimiser la qualité des services à destination de ses administrés. La loi du 13 mars 2000 en témoigne : 

Un document dématérialisé est l’égal de l’original au format papier à partir du moment où l’on peut facilement reconnaître son émetteur. À cela s’ajoute le fait que l’on doit pouvoir garantir son intégrité à travers ses conditions d’établissement et de conservation.