À l’ère du numérique, de nombreuses entreprises décident d’opter pour la transition de l’archivage physique à l’archivage électronique. Solution simple, rapide et efficace pour les sociétés, le système d’archivage électronique permet la conservation des documents nécessaires au fonctionnement de l’entité tout en gagnant du temps et de la place.
Qu’est-ce que l’archivage électronique ? Quels sont ses avantages par rapport à l’archivage papier ? On vous dit tout dans notre article.
Comment fonctionne l’archivage électronique ?
Une entreprise à deux solutions pour procéder à l’archivage de ses documents. Soit elle le fait physiquement en classant les documents papiers, soit elle le fait électroniquement en archivant et stockant des documents numériques sur un disque dur d’ordinateur.
Ce dispositif de dématérialisation de document nécessite l’intervention d’un expert qui peut garantir un archivage cohérent, simple et efficace.
L’archivage doit répondre à plusieurs critères
L’archivage électronique doit servir comme vecteur de communication. Il doit satisfaire aux obligations légales qui obligent les entités à respecter une durée de conservation pour chaque type de document électronique.
Ce système permet de garder la valeur légale du document qui peut constituer une preuve lors d’un contrôle fiscal ou un redressement judiciaire.
Une solution d’archivage numérique doit respecter plusieurs conditions
- Scanner et importer les fichiers papier afin de les convertir en document numérisé ;
- Répertorier et classer les fichiers électroniques ,
- Gérer la période de rétention et de la mise à disposition des documents ;
- Sécuriser l’accessibilité aux documents.
Les avantages de l’archivage électronique
Par rapport à l’archivage physique, l’archivage électronique apporte de nombreux bénéfices aux entreprises.
D’une part, l’archivage numérique permet de gagner du temps. Avec un archivage efficace, la recherche de l’information est simplifiée et plus rapide. Il n’est pas utile de trier des documents ou de perdre du temps à les détruire. En quelques clics, vous avez accès à l’information désirée ; une fiche de paie, un contrat de travail ou autre.
D’autre part, cette technique de dématérialisation des documents permet de libérer de la place au sein de l’entreprise. Les documents étant stockés dans des dossiers numérisés, une entreprise n’a pas d’utilité à consacrer une salle spéciale pour l’archivage des documents en papier.
Par ailleurs, le classement numérique des informations est un procédé qui respecte l’environnement et qui permet des économies liées à l’usage du papier et de l’impression de tout type de document tel que des factures, des contrats, des fiches de paie, les attestations et autres documents.
Le partage de l’information est facilité puisqu’elle est accessible par toute personne ayant l’autorisation et à partir de n’importe quel ordinateur. Sans altérer les données, ce système sauvegarde, sécurise et contrôle l’accès aux archives. De plus, les documents ne risquent pas d’être détruits par un éventuel cambriolage, incendie ou inondation.
Archivage électronique : Mise en place d’une gestion électronique des documents (GED)
La gestion électronique des documents est un logiciel permettant d’organiser et de gérer tous vos documents numérisés.
Pour la numérisation des fichiers, un scanner performant et rapide va vous aider à produire des images de haute qualité. Il doit aussi être capable de gérer différents formats et épaisseurs de papier.
Une formation du personnel au logiciel GED est donc nécessaire afin que chacun puisse comprendre et apprendre à utiliser ce support électronique.
De plus, le matériel supportant l’archivage doit être performant et modulable. L’espace de stockage doit être suffisant pour sauvegarder tous vos documents. Il doit être situé dans un espace propre et bien ventilé afin d’éviter toute détérioration du support.
Les documents archivés doivent être simples d’accès et le système d’archivage doit être optimisé.
L’archivage mis en place doit correspondre à vos besoins et à votre structure. Toutefois, il faut savoir que toutes les entités n’ont pas le même type de classement électronique de documents.
Enfin, pour la pérennité des informations et des documents, l’entreprise doit redoubler d’efforts afin de sécuriser le système et empêcher toute fuite, vol, modification ou cyberattaque.
